تعال "نُهَنْدِر" مكاتبنا







كان صاحبنا الأول دائماً بين أقرانه. وكان يختال دائماً بأنه أقربهم إلى الجديد. وكثيرًا ما وقف بينهم خطيباً أو معلماً

ولأنلكل جواد كبوة، فقد كانت كبوة صاحبنا في فوضويته المتناهية. فما إن تدخلمكتبه حتى تصاب بالاكتئاب من المظهر العام له. حيث تجد غابة من الأوراق فيكل مكان؛ حتى الحاسوب لم يَعُد يستفيد منه. ورغم ذلك يدَّعِي أنه يعرفمكان كل ورقة وكل قلم على مكتبه. وتفرق زملاؤه عنه، فقد خافوا أن يغرقوامعه في بحر الفوضى. وبسبب الفوضى أصبح كسولاً ثقيلاً كَدُبٍّ روسيّ.

لكنهفجأة انتبه إلى أيامه الأولى وتذكر كيف كان.. وكيف أصبح ؟! وسأل نفسه: ماالذي يمنعني من التخلص من الفوضى في حياتي عامة ؟! وفي مكتبي على وجهالخصوص ؟! وكيف يكون ذلك؟! وبعد تفكير عميق وجد الإجابة في كلمتين"هَنْدَرَة المكتب".







البداية:

لعلك في البداية سوف تسألني عن معنى "الهَنْدَرَة"، ولن أستغرب ذلك، ولكني سوف أصاب بخيبة الأمل إذا سألتني: ما معنى مكتب ؟!

"الهندرة"كلمة منحوتة من كلمتين: (هندسة) و (إدارة) وتعني إعادة الهيكلة أو إعادةالبناء. وأظنك الآن قد فهمت قصدي مما نريده من مكاتبنا.. أَعِدْ بناءمكتبك بعقلية ونظام المهندس؛ فهيَّا معي.

• إذا لاحظت أوراقًا على مكتبك لا تعرف متي وضعت، فأنت تعاني….
  
• إذا كنت تردد : (لقد كانت الورقة هنا.. أين ذهبت؟!) فأنت تعاني..
  
• إذا كنت تحتفظ دائمًا بأوراق دون أن تستعملها، فأنت تعاني…
  
• إذا كنت تذهب إلى الاجتماعات دون ترتيب جَيِّد لغياب بعض المعلومات عنك، فأنت تعاني…
  
• إذا كنت تعتبر نفسك مُنَظَّماً وتقضي في اليوم 20 دقيقة؛ لترتيب أوراقك فأنت تعاني..
  
• إذا كنت تحفظ بعض الأوراق في غير ملفاتها، فأنت تعاني..
  
• إذا كانت سلة المهملات عندك تخرج بلا ورق كل يوم.. فأنت تعاني..
  
• إذا كنت لا تستطيع العثور على أي ورقة خلال دقيقة واحدة، فأنت تعاني..
  
• إذا كنت تتلقى مكاتبات تقول لك: (ما زلنا في انتظار رَدِّك) فأنت تعاني..
  
• إذا كان يحدث لك60% مما سبق، فأنت تعاني من عدم النظام في مكتبك، وربما سوف يستمر الحالمعك كثيراً وتفقد كثيراً من الناس الذين لن يثقوا بعد ذلك في قدرتك علىإنجاز أعمالهم؛ ولذلك ابدأ من الآن في ترويض النَّمِر الورقي على مكتبك،وهناك ثلاث طرق فقط لتجعل هذا النمر طَوْعَ يمينك:
  

الطريقة الأولى: الأوراق على مكتبك



عندماتكون الأوراق على مكتبك، فإن هذا يعني أنها غير مخزنة، ولكن إما أنك تقومبقراءتها أو أنك تقوم بكتابتها أو أنك تُوَقِّع عليها أو تعرضها، ودعنيأسألك: هل تترك أموالك على المكتب ثم تضع عليها أموالاً ثم أموالاً ثمأموالاً ثم تدعي أنك سُرِقْت؟!.. إن الأمر بالنسبة لورقة مهمة قد يكونأخطر من أموال كثيرة؛ فقد تتعلق تلك الورقة بحياة بشر.

ودعني أقول.. مكتبك ليس مخزنًا، مكتبك من الفِعْل (كَتَب) (يَكْتُب) فهو للكتابة والقراءة فقط.

الطريقة الثانية: الورقة تُخَزَّن

عندمالا تكون في حالة استعمال للورقة ما فلا تضعها على مكتبك أبداً، وقمبتخزينها فوراً، وتخزينها يعني أنك تضعها في الملف المناسب لها، وذلكبالآتي:

انْتَقِ مجموعة من الملفات السميكة التي تتسع لمائتي ورقة على الأقل، ثم قُمْ بترقيم تلك الملفات.

قمبكتابة الموضوعات التي تتعامل فيها بالورق يوميًّا مثل الصادر، الوارد،خاص، ضرائب، بعد ذلك اكْتُب عنوان كل ملف على كعب الملف، ثم أي ورقة بعدذلك صنفها إلى موضوعها، واحفظها فورًا في ملفها.

الطريقة الثالثة: الورقة في سلة المهملات

إذاكنت لن تحتفظ بالورقة فإن أقرب الأماكن لها هي سلة المهملات، واسأل نفسك:ما هو أسوأ شيء يمكن أن يحدث لو أنني تخلصت من هذه الورقة؟ وفي الواقع سوفتجد الإجابة: لا شيء؛ لأنها لو كانت ذات أهمية لاحتفظت بها في الملف الخاصبها.



والآن..

إذا كنت تريد أن تختبر نفسك: هل قمت بهندرة مكتبك أم لا؟ فلتقم بذلك عن طريق اللعب؛ ولذا هيَّا بنا نلعب لعبة الأوراق.

لعبة الأوراق:

بعدأن تتخلص من كومة الأوراق على مكتبك تَسَلَّى بمراقبة أدائك وتحديد كفاءتكفي التعامل مع الأوراق الجارية من خلال (لعبة الورق). قبل أن تغادر مكتبككل يوم ولمدة أسبوع، افْحَص كل ورقة وكل ملف ملقًى على سطح المكتب أوبجواره، وأَعْطِ كل ورقة (نقطة) كما يلي:

(+5) لكل ورقة لم تستقر في مكانها الصحيح؛ لأنك لم تستطع أن تحدد ماذا تفعل بها، أو أنك نسيت وضعها في المكان المناسب.

(+3) لكل ورقة في ملف (أعمال اليوم) كان ينبغي عليك الانتهاء منها في ذلك اليوم ولم تفعل.

(+2) لكل ورقة كان ينبغي تحويلها لِجِهَة أخرى.

(+1) لكل ورقة زائدة عن العشرين في أي ملف فيه أكثر من عشرين ورقة.

(-1/2) لكل ورقة في أي ملف يوجد فيه أقل من عشرين ورقة (مثال: 19 ورقة تأخذ نصف درجة).

(-1/2) لكل ورقة وضعت في مكانها المناسب.

(-1) لكل ورقة في ملف أعمال الغد، وكل ورقة سَجَّلت بياناتها في التقويم للمتابعة في اليوم التالي.

اجمع محصلة نقاط كل يوم:

في الأسبوع الأول يجب ألا يزيد عدد النقاط عن 30 درجة.

في الأسبوع الثاني يجب ألا يزيد عدد النقاط عن 15 درجة.

في الأسبوع الثالث يجب ألا يزيد عدد النقاط عن 30 درجة للأسابيع الثلاثة.

عندما تحقق الهدف الأخير تكون قد نظمت نفسك في ثلاثة أسابيع.

وعندما نلتقي في المرة القادمة إن شاء الله أرجو أن تخبرني هل هندرت مكتبك أم لا ؟!